Wigedis
Wir geben`s Dir schriftlich

Bitte schriftlich! Nicht telefonisch!

Februar 11, 2021

Wir hören immer wieder denselben Satz: „…dann ruf doch da mal eben an“ 

Schnell wird eine Nummer im Netz rausgesucht, angewählt und minutenlang mit einer „Für Elise“ melodischen Warteschleife gehadert, um anschließend wohlmöglich aus der Leitung geworfen zu werden.

Plötzlich ein Tuten! Nein, es ist nicht der Kundenservicemitarbeiter, es ist der Sprachcomputerassistent: “Um ihr Anliegen spezifischer bearbeiten zu können, wählen Sie eines der folgenden Optionen“. Durch das Menükarussell hindurchgesprochen, wird`s endlich interessant. Ein Mitarbeiter des Kundenservices meldet sich mit holpriger Begrüßung und fragt, was er tun kann. Man beginnt seine Geschichte dem Mitarbeiter zu schildern und im besten Fall endet das Gespräch zu unserer Zufriedenheit.

Alles schön und gut, aber die Realität sieht ein wenig anders aus.

Ein bekanntes Beispiel hierzu:

Hat man sich bei seinem Telekommunikationsanbieter durch eine telefonische Beschwerde eine Gutschrift einheimsen können, der Mitarbeiter diese Gutschrift jedoch nicht im System vermerkt hat, dann muss man die ganze Beschwerde und das was sich aus dem Telefonat mit dem Mitarbeiter, der einst die Gutschrift zugesichert hatte, einem neuen Mitarbeiter antragen. Je nachdem wie der neue Mitarbeiter auf den Sachverhalt reagiert, muss man entweder erneut seinen gesamten Sachverhalt plus die hinzugetretenen neuen Ereignisse einem neuen Mitarbeiter antragen oder man hat das Glück auf einen reibungslosen weiteren Verlauf und damit die Erstattung der Gutschrift.

Wenn man Pech hat, dann bestreitet vielleicht der Mitarbeiter sogar, dass Gutschriften erteilt worden sind oder verleugnet jegliches Telefonat.

Wenn man so richtig Pech hat, dann passiert es schon mal, dass das Gespräch so mittendrin abbricht, weil der Mitarbeiter mit der Situation überfordert ist oder einfach keine Lust zum Debattieren hat. Also, alles dann nochmals von vorne!

Belässt man das Ganze mit dem ungeklärten Erstanliegen und hakt die Sache gänzlich ab, dann hat man unnötig Energie verschwendet und an einem unlustigen Zeitvertreibt beigewohnt.

Liegt aber wahrscheinlich nicht im Sinne des Erfinders!

Außerdem könnte sich das Abhacken, je nach Anliegen, auch als unmöglichen Akt erweisen, wenn sensible Inhalte wie Kündigungen, Vertragsgestaltungen, Beschwerden, Mängelanzeigen etc. Gegenstand des Telefonats waren.

Letztlich aber ist es egal, was der Inhalt des Anrufes war, weil es anschließend immer schwierig sein wird den Inhalt eines Telefonats nachweisen oder sich gar darauf berufen zu können. Insbesondere wird es schwierig zu beweisen sein, dass ein Mitarbeiter bestimmte Inhalte zugesichert oder wichtige Vertragsinhalte ausgeführt, bestätigt, gekündigt etc. hat, wenn plötzlich gegenteiliges eintritt.

Und seien wir doch mal ehrlich:

Wer hat denn schon Zeit und Lust sich den ganzen Tag mit irgendwelchen Kundenservicemitarbeitern, Warteschleifen und Sprachcomputerassistenten rumzuschlagen?

Rechnet man die gesamte Zeit, die man mit Nummer raussuchen, anwählen, Warteschleifen, Sprachcomputerassistenten und mehrfachen Erklärungen verbringt, kommt man je Anliegen sicherlich auf ca. 30 – 45 Minuten und das teilweise sogar ohne Erfolg. Bei 3 solcher Anliegen täglich würde man ca. 2 Std nur mit nervenaufreibenden Telefonaten verbringen.

Auch das kann nicht im Sinne des Erfinders sein!

Insofern ist es produktiver und ratsamer, wenn man sein Anliegen auf dem schriftlichen Weg klärt. Grundsätzlich erhält man dann auch eine schriftliche Rückmeldung, worauf man sich bei weiteren Korrespondenzen stets beziehen kann und somit eine gute Beweisgrundlage für alle beteiligten Parteien geschaffen hat.

Also, nicht lange mit irgendwelchen Telefonaten verbringen, lieber das Anliegen in einem Schreiben formulieren und dem Empfänger zusenden.

Und:

Wer nicht genau zu formulieren weiß oder keine Lust und Zeit dazu hat, kann WIGEDIS_ mit der Formulierung seines Anliegens beauftragen.

WIGEDIS_ schreibt nicht nur professionelle Schriftsätze für Euch, sondern übernimmt sogar den Versand der Schriftsätze.

Das Beste:

Die Beauftragung eines Schriftsatzes kostet Dich nur 8 Minuten und erfolgt in 8 digitalen Schritten, ohne lästige Warteschleifen.

Das sind summa summarum ca. 1,5 Std tägliche Zeitersparnis.

Fazit:

Bitte immer schriftlich! Nicht telefonisch!

 

Dies und noch vieles mehr erörtern wir in unseren nächsten Beiträgen.

Eure WIGEDIS_ Redaktion