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„Wie man Briefe richtig versendet“

September 12, 2022

Es gibt beinahe im Rechtsverkehr nichts wichtigeres, als darauf zu achten, wie Schreiben richtig an den Empfänger versendet werden. Insbesondere, wenn es darum geht dem Empfänger etwas inhaltlich wichtiges mitzuteilen. Denn sehr oft hängen Briefsendungen mit Fristen zusammen und lösen bestimmte Ansprüche für und gegen den Absender oder Empfänger aus.

Nicht nur die Fristen sind von Bedeutung, sondern auch wie die Briefsendung dem Empfänger zugehen. Dabei kommt es auf den inhaltlichen Willen, den sogenannten Willenserklärungen an.

Es gibt empfangsbedürftige und nicht empfangsbedürftige Willenserklärungen. Bei den empfangsbedürftigen Willenserklärungen, wie bspw. Kündigungs- oder Rücktrittserklärungen ist es erforderlich, das dem anderen Vertragsteil die Kündigung auch zugeht.


Also derart in dessen Machtbereich gelangt, dass unter normalen Umständen mit seiner Kenntnisnahme zu rechnen ist (vgl. 130 f.f. BGB). Das bedeutet, dass der Brief in den Briefkasten des Empfängers gelangt, sodass er im Normalfall den Briefkasten auch innerhalb von wenigen Tagen öffnen und den Brief lesen kann.
Bspw. werden Geschäftsbriefkästen fast immer täglich, außer an Sonn- und Feiertagen, geleert. Da könnte also täglich von der Kenntnisnahme ausgegangen werden. Anders wäre es, wenn es sich um einen Briefkasten einer Ferienwohnung handelt. Dort kann nicht von einer täglichen oder gar zeitnahen Leerung ausgegangen werden.

Bei den nicht empfangsbedürftigen Willenserklärungen (bspw. Testamenterrichtung, Auslobung, Eigentumsaufgabe) ist lediglich die Abgabe der Briefsendung in den Rechtsverkehr von Bedeutung, denn sie müssen ja von keinem „empfangen“ werden. In diesem Artikel soll es aber nur um empfangsbedürftige Willenserklärungen, wie die Kündigungserklärung gehen.

 

1. Fangen wir mal mit den Kündigungsfristen an:

In der Regel gibt es bei allen Vertragsarten Kündigungsfristen, die von den Parteien einzuhalten sind. Die Kündigungsfristen entnehmen wir meist aus den Verträgen oder, wenn vertraglich nichts dazu geregelt ist, aus dem Gesetz. Gesetzliche Regelungen für Kündigungen findet sich bspw. bei Arbeitsverträgen in den §§ 622 f.f BGB oder bei Mietwohungskündigungen in den §§ 542 f.f BGB.

Kündigungen müssen rechtzeitig erfolgen, damit sie wirksam sind. Dabei kommt es bei der Kündigungsfrist nicht darauf an, wann die Schreiben geschrieben, sondern wann sie beim Vertragspartner ankommen und dieser unter normalen Umständen von dem Inhalt des Kündigungsschreiben Kenntnis erlangen kann.

Die Kündigungsfristen sind von Vertrag zu Vertrag unterschiedlich geregelt, deshalb sollte immer darauf achtgeben werden, was in den jeweiligen Vertrag für Kündigungsfristen angegeben sind. Dabei ist der Anfang und das Ende von Fristen eine sensible Angelegenheit und sollte gut beachtet werden.

Es gibt Briefsendungen bei denen die Fristwahrung mit Aufgabe zur Post gewertet wird.
Da ist es dann nicht mehr wichtig, wann das Schreiben bei dem Empfänger ankommt, sondern wann es endgültig abgesendet wurde.

Bspw. beim Widerruf vom Vertrag ist dies der Fall. Sollte ein Widerruf innerhalb von 14 Tagen erfolgen, dann ist der Fristanfang der Tag an dem der Vertrag unterschrieben (bzw. eine Widerrufsbelehrung mitgeteilt wurde) und das Ende der Frist ist davon ausgerechnet der 14. Tag um 24:00 Uhr. 

BEISPIEL Widerrufsfrist  14 Tage
Fristbeginn: 01.09.2022
Fristende: 14.02.2022 um 24:00 UHR


TIPP

Bei der Berechnung von Fristen gibt es gesetzliche Hilfestellungen in den §§ 186 f.f  BGB.

 

2. Der richtige Versand

Nun kommt es darauf an, wie empfangsbedürftige Schreiben versendet werden.

Dabei sollten immer die Fristen im Auge behalten und dazu das richtige Versandmittel gewählt werden. Wenn bspw. eine Frist in 2 Tagen abläuft, dann ist es sinnfrei, wenn das Schreiben noch per Post versendet wird. Denn dann besteht die Gefahr, dass das Schreiben zu spät oder gar nicht ankommt und damit die Frist nicht mehr eingehalten werden kann.

In solch einem Fall ist es ratsam, um die kurze Fristzeit einhalten zu können, das Schreiben zunächst an den Empfänger zu faxen und den Faxbeleg gut aufzubewahren. Denn das ist im Streitfall der beste Beweis, das das Schreiben fristgemäß dem Empfänger zugegangen ist. Wird eine Faxnummer angeboten, dann ist es auch möglich dem Empfänger ein Fax mit einem wichtigem Inhalt zu senden. Wie das Fax bei dem Empfänger ankommt spielt dabei keine Rolle, wenn dieser selbst als Kontaktweg das Fax anbietet, dann hat er auch selbst für den korrekten Zugang von Faxsendungen sorge zu tragen. Gleiches gilt für E-Mailsendung. Wobei aktuell immer noch bestimmte Schreiben, wie Kündigungen nicht per E-Mail akzeptiert werden. Dann sollte auch hierbei das Vertragswerk zunächst und der Kontaktweg für Kündigungen beachtet werden.

Sollte die Frist postalisch einhaltbar sein, dann ist es im Fall von Kündigungen absolut ratsam, diese per Einwurfeinschreiben an den Empfänger zu senden. Nicht per Einschreiben mit Rückschein, denn dann könnte der Empfänger das Schreiben bewusst ablehnen oder erst gar nicht bei der Post abholen und dann ist nicht mehr die Rede von einer fristgerechten Zustellung.  
Deshalb ist das Einwurfeinschreiben ein probate und sichere Zugangsmethode und kann mit maximal 3 Tagen Zustellungsweg gut einkalkulierbar sein. Hierbei kann der Empfänger sich schlecht darauf berufen, dass er die Sendung nicht erhalten hat, denn der Postbote bestätigt  mit seiner Unterschrift, dass er die Sendung in den Briefkasten des Empfängers eingelegt hat.

Denn dann steht das Wort des Empfängers gegen die Unterschrift des Postbotens.

Der einzige Weg, womit eine Frist trotz Einwurfeinschreiben verfristet wäre, wäre, wenn der Empfänger frecherweise behaupten würde, dass in dem Einschreibenumschlags nichts oder lediglich ein Blankopapier enthalten war. Um auch diesem Streitfall positiv zu entgegnen, sollte das Eintüten der Kündigung in den Briefumschlag unter Zeugen geschehen und zeitgleich unter Zeugen bei der Post aufgegeben werden.

 

Falls das Geld für das Briefporto gespart werden soll und der Empfänger ohnehin nicht weit entfernt ist, dann kann ganz auf Nummer sicher gegangen werden und das Kündigungsschreiben direkt dem Empfänger in den Briefkasten geworfen werden.

Aber dies bitte immer nur unter Zeugen und Protokollierung des Einwurfdatums und des Einwurfzeites!

In deutschen Gerichtssälen wird nicht selten um solche Fristwahrungen gestritten und Beweise für und gegen Zustellungen erhoben. Deshalb ist es nur gut, wenn genau darauf geachtet wird, dass dir Fristen und die Zugänge von Briefsendungen immer gewahrt und nachweisbar sind. 

 

Im Streitfall hat man dann bei wenigstens bei den Frist- und Zugangspunkten weniger zu streiten ,-)

 

Dies und noch vieles mehr erörtern wir in unseren nächsten Beiträgen.

Eure WIGEDIS_ Redaktion

 


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