Wie schreibt man einen offiziellen Brief ?
Ständig und überall werden von Briefen oder Schriftsätzen gesprochen. Wie in unseren letzten Beiträgen erörtert, werden in Deutschland sogar jährlich knapp 60 Millionen Briefe postalisch verschickt.
Aber nicht jeder weiß, wie man einen offiziellen Brief schreibt.
In unserem Beitrag wollen wir Euch zeigen, wie so ein offizieller Brief aussieht.
Im Übrigen:
Im deutschen Schriftverkehr gibt es keinen Unterschied zwischen den Wörtern Brief, Schriftsatz, Schreiben oder Schriftstück.
Das nachfolgende Bild zeigt eine Mustervorlage eines Schriftsatzes:
Die Mustervorlage hält sich weitestgehend an die allgemein gültigen Briefvorgaben der DIN 5008 Norm. Die „Norm DIN 5008“ bietet Schreib- und Gestaltungsregeln für die Text- und Informationsverarbeitung. Sie gehört zu den grundlegenden Normen für Arbeiten im Büro- und Verwaltungsbereich.[1]
Dabei muss man nicht dringend auf diese Vorgaben achten, man kann auch eigene Gestaltungen in die Briefvorlagen einbringen. Grundlegend ist es natürlich nicht verkehrt darauf zu achten, dass der Empfänger eine Vorlage erhält, die ihm bekannt ist. Denn nur so kann er sich direkt auf den Inhalt konzentrieren.
Aufbau und Inhalt eines deutschen Schriftsatzes
Word-Programm
In der Regel wird in Deutschland für die Textverarbeitung das Programm von Microsoft „Word“ verwendet. Mit Word kann man jedes der Vorgaben der DIN Norm erfüllen und es lässt sich zudem sehr einfach bedienen. Anhand von Word werden wir Euch die nächsten Vorgaben erläutern.
Layout
Grundsätzlich solltet Ihr mit dem Layout Eures Briefes beginnen.
Das Layout (aus dem englischen für „Plan“) gibt Euch quasi eine Vorlage, in welchem Ihr Euren Text einfach nur einfügen braucht. Das Auge spielt nämlich eine große Rolle bei der Aufnahme eines Briefinhaltes, somit solltet Ihr dem Auge auch einen „Plan“ -Layout- mitgeben. Denn je geformter die Textgestaltung ist, desto einfacher nimmt das Auge den Text wahr und kann sich somit auf das wesentliche konzentrieren. Schaut doch am besten mal im Internet nach Mustervorlagen, welche Ihr kostenlos herunterladen könnt oder stellt einfach selber die gängigen Brieflayouts in Eurem Word-Programm ein.
Einmal auf die eigenen Bedürfnisse eingestellt, lässt es sich immer wieder einfach verwenden.
Nachfolgend ein Beispielbild eines allgemein gültigen Layouts nach den DIN 5008 Norm der deutschen Post.
Schriftgröße
Bei der Verwendung der Schriftgröße solltet Ihr für den Fließtext darauf achten, dass es nicht kleiner als 10 P (Punkt), aber auch nicht größer als 12 P wird. Andernfalls wird es für den Leser schwierig den Inhalt flüssig aufnehmen zu können.
Schriftart
Bei der Schriftart solltet Ihr am besten auf die ausgefallenen Varianten wie „Wingdings“ oder „Bernard MT“ verzichten. Denn dies lässt nicht nur den Text nicht flüssig lesbar erscheinen, sondern nimmt Euch auch die Seriosität. Also verbleibt bei den hier gängigen Schriftarten wie Times New Roman, Arial oder Calibri.
Hervorhebung F – K – U
Im Übrigen, wenn Ihr im Text etwas Besonderes wie ein Datum, einen Betrag oder auch einen Namen hervorheben wollt, dann verwendet doch die nachfolgenden Hervorhebungsstile:
F → Fett
K → Kursiv
U → Unterstrichen
Beispiel für Fett:
„…ich möchte Ihnen mitteilen, dass ich am 21.10.2022 den Vertrag kündigen möchte.“
Beispiel für Kursiv:
„…ich möchte Ihnen mitteilen, dass sich Herr Mustermann nächste Woche bei Ihnen melden wird.“
Beispiel für Unterstrichen:
„…ich möchte Ihnen mitteilen, dass wir uns erst nächste Woche bei Ihnen melden werden.“
Anschriftenfeld
Setzt in das Anschriftenfeld die korrekte Adresse des Empfängers ein. Wenn Ihr noch einen bestimmten Namen habt, an welchen der Brief gerichtet werden soll, dann setzt diesen doch auch gleich in das Adressfeld ein. Vielleicht setzt ihr diesen sogar in Fettschrift.
So und in dieser Reihenfolge sollte Euer Adressfeld aussehen.
Firma Entengarten GmbH
Frau Mustermann
Stein Str. 24
12345 Musterhausen
Absenderfeld
Damit jeder weiß, von wem der Brief stammt, braucht Ihr ein Absenderfeld. Dieser sollte gleich zweimal in Eurem Schriftsatz auftauchen. Einmal links oben in der Briefvorlage und das zweite Mal über dem Adressfeld des Empfängers. Das über dem Adressfeld ist für den Postboten gedacht, denn falls mal der Empfänger nicht auffindbar sein sollte, geht das Schreiben zurück an den Absender, in diesem Fall geht das Schreiben also zurück an Euch.
Eure persönlichen Daten sollten dann in der folgenden Reihenfolge untereinander eingefügt werden:
Vor- und Zuname
Straße und Hausnummer
Postleitzahl und Ort
Datum
Jedes Schreiben muss dringend mit einem Datum versehen werden. Dies könnte nämlich für die Einhaltung von Fristen oder zu späteren Beweiszwecken notwendig werden.
Ein beliebtes Beispiel hierfür wäre eine Fristenberechnung bei einer Kündigung.
Also stets das aktuelle Datum eintragen!
Im Übrigen: Es gibt einen Unterschied zwischen dem Datum in Eurem Brief – also wann Ihr den Brief verfasst habt- und wann der Empfänger den Brief erhalten hat. Insbesondere bei der postalischen Briefversendung wird in Deutschland häufig von der Drei-Tages-Zustellungsregel geredet. Dies bedeutet, dass Euer Brief mit der Absendung spätestens am dritten Werktag bei dem Empfänger eintrifft. Diese Berechnung solltet Ihr unbedingt bei der Datumseingabe und eventueller Fristenberechnung berücksichtigen.
Betreffzeile
Das fettgedruckte in einem Brief nennt sich „Betreff“. Kurz und bündig wird angeschnitten, um was es sich in dem nachfolgenden Fließtext handeln wird und, weil das Auge auch hier wieder eine Rolle spielt, wird der Betreff in Fettschrift dargestellt.
Beispielsweise kann es im Betreff heißen:
▫️Kündigung
▫️Letzte Mahnung
▫️ Vertragsänderung
▫️ Rückzahlung
Inhalt
So nun zum Herzstück eines jeden Briefs. Der Inhalt!
Versucht Euren Inhalt so fließend, wie nur möglich zu schreiben, damit der Leser besser den Inhalt verstehen kann.
Achtet dabei darauf, dass Ihr alle notwenigen Informationen für den Empfänger zusammentragt. Bei der Gestaltung des Inhalts gibt es keine speziellen Vorgaben. Lediglich die Begrüßung und die Verabschiedung sind quasi vorgegeben. Den Rest könnt Ihr selbst nach Belieben gestalten.
Beispiel Begrüßung:
▫️ Sehr geehrte Damen und Herren,
▫️ Sehr geehrter Herr Mustermann,
▫️ Sehr geehrte Frau Mustermann,
Die Begrüßungszeile wird mit einem Komma beendet.
Beispiel Verabschiedung:
▫️ Mit freundlichen Grüßen
▫️ Mit den besten Grüßen
Die Verabschiedung erfolgt ohne ein Satzzeichen.
Unterschrift
Ein absolutes Muss:
Eure Unterschrift!
Ohne Unterschrift hat im Zweifel der Inhalt keine rechtsverbindliche Wirkung. Deshalb solltet ihr grundsätzlich jedes Schreiben unterschreiben.
Am besten auch hier für die bessere Lesbarkeit, den Vor- und Zunamen unter die Unterschrift in Druckbuchstaben setzen.
Anlagen
Falls Ihr Eurem Brief eine Anlage beifügen wollt, wie beispielsweise ein Zeugnis, einen Kontoauszug oder andere Dokumente und Urkunden, dann gebt das bereits unter Eurer Unterschrift mit an. So weiß der Leser, dass er noch Anhänge zu erwarten hat. Außerdem könnten hiermit mögliche Missverständnisse ausgeräumt werden, wenn die Behauptung im Raum steht, ob Anlagen dem Brief beigefügt worden sind oder nicht.
Versendung
Es gibt zahlreiche Arten, wie Ihr Euren Brief dem Empfänger zustellen könnt. Nachfolgen werden die gängigsten Versendungsarten in Deutschland aufgezeigt:
Postalisch
Soll Euer Schreiben per Post versendet werden, dann achtet hierbei auf die Wahl des Umschlags und der korrekten bzw ausreichenden Frankierung. Am besten nehmt Ihr einen einfachen DIN lang Briefumschlag mit Fenstern mit den Maßen 11,0 x 22,0 cm.
Wenn Ihr das Layout Eures Schreibens nach den Vorgaben des DIN A 5008 erstellt, dann erscheint Euer Adressfeld des Schreibens genau in dem Fenster des Briefumschlags. Aber nur, wenn Ihr das Schreiben korrekt bzw. an den richtigen Stellen faltet. Schaut Euch hierzu am besten ein Video bei YouTube an.
Per Fax
Solltet Ihr Euer Schreiben Per Fax versenden wollen, dann sollte Ihr unbedingt den Faxsendebericht zu späteren Beweiszwecken aufbewahren. Schreibt außerdem in Eurem Schreiben unterhalb der Empfängeradresse (ca. zwei Zeilen Unterhalb des Adressfeldes) die Faxnummer des Empfängers. So weiß der Empfänger, an welche Faxnummer Ihr Euer Fax senden wolltet.
Per E-Mail
Bei der Versendung Eures Schreibens per E-Mail, solltet Ihr unbedingt darauf achten, dass die E-Mail-Adresse des Empfängers korrekt ist. Ansonsten landet die E-Mail wohlmöglich in einem Spamordner oder wird erst gar nicht versendet.
Zudem müsst Ihr bei der E-Mailversendung darauf achtgeben, insbesondere bei sensiblen Textinhalten, dass eine verschlüsselte Übertragung der E-Mail erfolgt. Unberechtigte Mitleser sind laut Datenschutzgesetze nämlich unerwünscht.
Tipp: Bevor Ihr die Art der Versendung auswählt, solltet Ihr schauen, welche Versendungsarten der Empfänger eigentlich akzeptiert.
Es könnte nämlich sein, dass wenn Ihr beispielsweise eine Kündigung per E-Mail versendet, obwohl der Empfänger auf eine postalische Kündigungsschrift in seinen AGB besteht, dass diese dann nicht als rechtsverbindlich gewertet wird und dadurch die Kündigung vielleicht keine Rechtswirkung entfaltet. Erkundigt Euch lieber vorher.
Dies und noch vieles mehr erörtern wir in unseren nächsten Beiträgen.
Eure WIGEDIS_ Redaktion
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