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Wie schreibt man einen offiziellen Brief?

Oktober 24, 2020

Ständig und überall werden von Briefen oder Schriftsätzen gesprochen. Wie in unseren letzten Beiträgen erörtert, werden in Deutschland sogar jährlich knapp 60 Millionen Briefe postalisch verschickt.

Aber wie sieht denn nun so ein Schriftsatz aus?

Im Übrigen: Im deutschen Schriftverkehr gibt es keinen Unterschied zwischen dem Wort Brief, Schriftsatz, Schreiben oder Schriftstück.

 

Es gibt viele gängige Varianten wie ein offizieller Schriftsatz aussehen sollte.

Nachfolgend haben wir Euch ein Musterexemplar eines korrekten (offiziellen) Briefes zur Verfügung gestellt.

Dieses Briefvorlagenmuster hält sich weitestgehend an die Vorgaben der DIN 5008 Norm. Die Norm DIN 5008 bietet Schreib- und Gestaltungsregeln für die Text- und Informationsverarbeitung. Sie gehört zu den grundlegenden Normen für Arbeiten im Büro- und Verwaltungsbereich.[1]

Dabei muss man nicht dringend auf diese Vorgaben achten, man kann auch eigene Gestaltungen in die Briefvorlagen einbringen. Grundlegend ist es natürlich nicht verkehrt darauf zu achten, dass der Empfänger eine Vorlage erhält, die ihm bekannt ist. Denn nur so kann er sich direkt auf den Inhalt konzentrieren und zum Schluss kommt es nur auf diesen an.

Dennoch möchten wir kurz auf die gängigsten Vorgaben eingehen und Euch diese erläutern.

 

Word-Programm

In der Regel wird in Deutschland für die Textverarbeitung das Programm von Microsoft „Word“ verwendet. Mit Word kann man jedes der Vorgaben der DIN Norm erfüllen und es lässt sich zudem sehr einfach bedienen. Anhand von Word werden wir Euch die nächsten Vorgaben erläutern.

 

Layout

Grundsätzlich solltet Ihr mit dem Layout Eures Briefes beginnen.

 

Das Layout (aus dem englischen für „Plan“) gibt Euch quasi eine Vorlage, in welchem Ihr Euren Text einfach nur einfügen braucht. Das Auge spielt nämlich eine große Rolle bei der Aufnahme eines Briefinhaltes, somit solltet Ihr dem Auge auch einen „Plan“ -Layout- mitgeben. Denn je geformter die Textgestaltung ist, desto einfacher nimmt das Auge den Text wahr und kann sich somit auf das wesentliche konzentrieren. Schaut doch am besten mal im Internet nach Mustervorlagen, welche Ihr kostenlos herunterladen könnt oder stellt einfach selber die gängigen Brieflayouts in Eurem Word-Programm ein.

Einmal auf die eigenen Bedürfnisse eingestellt, lässt es sich immer wieder einfach verwenden.

 

Schriftgröße

Bei der Verwendung der Schriftgröße, solltet Ihr für den Fließtext darauf achten, dass es nicht kleiner als 10 P (Punkt), aber auch nicht größer als 12 P wird. Andernfalls wird es für den Leser schwierig den Inhalt flüssig aufnehmen zu können.

 

Schriftart

Bei der Schriftart solltet Ihr am besten auf die ausgefallenen Varianten wie „Wingdings“ oder „Bernard MT“ verzichten. Denn dies lässt nicht nur den Text nicht flüssig lesbar erscheinen, sondern nimmt Euch auch die Seriosität. Also verbleibt bei den hier gängigen Schriftarten wie Times New Roman, Arial oder Calibri.

 

Hervorhebung   F   K   U

Im Übrigen, wenn Ihr im Text etwas Besonderes wie ein Datum, einen Betrag oder auch einen Namen hervorheben wollt, dann verwendet doch die nachfolgenden Hervorhebungsstile:

 

F                     Fett

K                     Kursiv

U                     Unterstrichen

 

Beispiel für Fett:

„…ich möchte Ihnen mitteilen, dass ich am 21.10.2022 den Vertrag kündigen möchte.“

 

Beispiel für Kursiv:

„…ich möchte Ihnen mitteilen, dass sich Herr Mustermann nächste Woche bei Ihnen melden wird.“

 

Beispiel für Unterstrichen:

„…ich möchte Ihnen mitteilen, dass wir uns erst nächste Woche bei Ihnen melden werden.“

 

Anschriftenfeld

Setzt in das Anschriftenfeld die korrekte Adresse des Empfängers ein. Wenn Ihr noch einen bestimmten Namen habt, an welchen der Brief gerichtet werden soll, dann setzt diesen doch auch gleich in das Adressfeld ein. Vielleicht setzt ihr diesen sogar in Fettschrift.

So und in dieser Reihenfolge sollte Euer Adressfeld aussehen.

 

Firma Entengarten GmbH
Frau Mustermann
Stein Str. 24
12345 Musterhausen

 

Absenderfeld

Damit jeder weiß, von wem der Brief stammt, braucht Ihr ein Absenderfeld. Dieser sollte gleich zweimal in Eurem Schriftsatz auftauchen. Einmal links oben in der Briefvorlage und das zweite Mal über dem Adressfeld des Empfängers.

Eure persönlichen Daten sollten dann in der folgenden Reihenfolge eingefügt werden:

 

Vor- und Zunamen

Straße und Hausnummer

Postleitzahl und Ort

 

Datum

Jedes Schreiben muss dringend mit einem Datum versehen werden. Dies könnte nämlich für die Einhaltung von Fristen oder zu Beweiszwecken notwendig werden. Ein Beispiel hierfür wäre eine Fristenberechnung bei einer Kündigung.

Also stets das aktuelle Datum eintragen!

Im Übrigen: Es gibt ein Unterschied zwischen dem Datum in Eurem Brief – also wann Ihr den Brief verfasst habt- und wann der Empfänger den Brief erhält. Insbesondere bei der postalischen Briefversendung wird in Deutschland häufig von der Drei-Tages-Zustellungsregel geredet. Dies bedeutet, dass Euer Brief mit der Absendung spätestens am dritten Werktag bei dem Empfänger eintrifft. Diese Berechnung solltet Ihr unbedingt bei der Datumseingabe und eventueller Fristenberechnung berücksichtigen.

 

Betreffzeile

Das fettgedruckte in einem Brief nennt sich „Betreff“. Kurz und bündig wird angeschnitten um was es sich in dem nachfolgenden Fließtext handeln wird und, weil das Auge auch hier wieder eine Rolle spielt, wird der Betreff in Fettschrift dargestellt.

Beispielsweise kann es im Betreff heißen:

Kündigung

Mahnung

Vertragsänderung

Rückzahlung

 

Inhalt

So, nun mal zum Herzstück eines jeden Briefs.

Der Inhalt!

Versucht Euren Inhalt so fließend wie nur möglich als reinen Text zu verarbeiten.

Achtet dabei darauf, dass Ihr alle notwenigen Informationen für den Empfänger zusammentragt. Bei der Gestaltung des Inhalts gibt es keine speziellen Vorgaben. Ihr könnt Euren Inhalt nach Belieben gestalten, jedoch stets die Höflichkeitsform beibehalten.

Lediglich die Begrüßung und die Verabschiedung sind quasi vorgegeben.

 

Beispiel Begrüßung:

– Sehr geehrte Damen und Herren,

– Sehr geehrter Herr Mustermann,

Sehr geehrte Frau Mustermann,

 

Die Begrüßungszeile wird mit einem Komma beendet.

 

Beispiel Verabschiedung:

– Mit freundlichen Grüßen

– Mit den besten Grüßen

 

Unterschrift

Ein absolutes Muss:

Eure Unterschrift!

Ohne Unterschrift hat im Zweifel der Inhalt keine rechtsverbindliche Wirkung. Also grundsätzlich jedes Schreiben unterschreiben. Am besten auch hier für die bessere Lesbarkeit, den Vor- und Zunamen unter die Unterschrift in Druckbuchstaben setzen.

 

Anlagen

Falls Ihr Eurem Brief eine Anlage beifügen wollt wie beispielsweise ein Zeugnis, einen Kontoauszug oder andere Dokumente und Urkunden, dann gebt das bereits unter Eurer Unterschrift mit an.

So weiß der Leser, dass er noch Anhänge zu erwarten hat. Außerdem könnten hiermit mögliche Missverständnisse ausgeräumt werden, wenn die Behauptung im Raum steht, ob Anlagen dem Brief beigefügt worden sind oder nicht.

 

Versendung

Es gibt zahlreiche Arten wie Ihr Euren Brief dem Empfänger zustellen könnt.

Nachfolgen die gängigen Versendungsarten:

 

Postalisch

Soll Euer Brief per Post versendet werden, dann achtet auch hierbei auf die Wahl des Umschlags und der korrekten Frankierung.

 

Per Fax

Per Fax sollte die Faxsendebestätigung zu Beweiszwecken stets aufbewahrt werden. Schreibt außerdem zwei Zeilen Unterhalb des Adressfeldes die Faxnummer des Empfängers ein.

So weiß der Empfänger an welche Faxnummer Ihr Euer Fax sendet wolltet.

 

Per E-Mail

Bei der Versendung per E-Mail, solltet ihr darauf achten, dass die Adresse des E-Mailempfängers korrekt ist.

Zudem müsst Ihr bei der E-Mailversendung darauf achtgeben, insbesondere bei sensiblen Textinhalten, dass eine verschlüsselte Übertragung der E-Mail erfolgt. Unberechtigte Mitleser sind laut Datenschutzgesetze nämlich unerwünscht.

 

Tipp:

Bevor Ihr die Art der Versendung auswählt, solltet Ihr schauen, welche Versendungsarten der Empfänger eigentlich akzeptiert. Es könnte nämlich sein, dass wenn Ihr beispielsweise eine Kündigung per E-Mail versendet, obwohl der Empfänger auf eine postalische Kündigungsschrift in seinen AGB besteht, dass diese dann nicht als rechtsverbindlich gewertet wird und dadurch die Kündigung ggf. keine Rechtswirkung entfaltet.

 

Dies und noch vieles mehr erörtern wir in unseren nächsten Beiträgen.

Eure WIGEDIS_ Redaktion

 

 

[1] https://de.wikipedia.org/wiki/DIN_5008 abgerufen am 22.10.2020